Brico-rol - Base de datos para organizar archivos

Bienvenidos a Diario Silvano, el blog rolero de los bosques digitales.  En esta ocasión traemos un tutorial para organizar nuestros archivos en el ordenador de una forma eficiente y muy versátil. Utilizaremos una hoja de cálculo en LibreOffice para abrir nuestros archivos o carpetas con un solo click tras utilizar los filtros que consideremos adecuados.

Creo que es posible hacer lo mismo con Microsoft Office, aunque los procesos pueden variar. Yo lo hago con LibreOffice por ser el programa de ofimática que utilizo y por apoyar al Software libre.

Paso 0 – Organización

Como la mayoría de cosas en esta vida, el primer paso es reflexionar sobre lo que queremos conseguir y cómo lo vamos a conseguir. Obviamente, asumimos que tenemos instalado LibreOffice y que tenemos cierto conocimiento sobre él (podéis consultar muchas guías genéricas si hiciera falta).

No es probable que os pase, pero tened en cuenta que versiones excesivamente antiguas de este programa no son compatibles con este método. Esto es debido a que no tienen la función hipervínculo en la hoja de cálculo.

En esencia nuestro objetivo es elaborar una simple base de datos en forma de tabla que nos permita aplicar filtros en alguno de sus parámetros y, además, que al pulsar en el enlace de la entrada nos abra un archivo o una carpeta. Ésto es una aplicación que no es útil solamente para directores de juego, sino que tiene gran potencial para artistas o negocios. Es decir, es tan versátil que se puede adaptar a muchos tipos de necesidades.

En nuestro tutorial vamos a usar de ejemplo un proyecto de «Worldbuilding» (nombre de la carpeta principal) con archivos de texto (txt) y carpetas. Aquí vamos a desarrollar dos bases que van a tener sus propias hojas. En la primera, que vamos a desarrollar su proceso al detalle, vamos a acceder a archivos de monstruos y vamos a tener varios parámetros de filtro. En la segunda, vamos a acceder a diferentes carpetas que representan secciones. A continuación mostramos la estructura de la carpeta y archivos que deberíamos tener preparados:

Paso 1 – Configuración

Una vez tengamos los archivos preparados, podemos empezar la base de datos. Este paso realmente no es necesario, aunque es recomendable a la hora de reutilizar las base y realizar cambios puntuales sin cambiar la función base. Vamos a tener una hoja llamada «Config» y vamos a dedicar tres celdas con información que van a usar la función que nos enlazará los archivos como muestra la siguiente imagen:

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Expliquemos su uso:

• enRaíz. Debe tener un valor numérico y representa una variable booleana (en castellano, un verdadero o falso) donde 1 o más es verdadero y 0 o menos falso. En caso de verdadero, indica que la carpeta deseada (ej. «Monstruos») está en la misma carpeta donde esté el archivo de Calc. En caso contrario, busca en la siguiente variable.
• subruta. Debe tener un valor de texto. Si la variable anterior es falsa, va a buscar la carpeta en la dirección que se indique. En el ejemplo se indica un nombre sin barras, por lo que buscará la carpeta de nombre «Datos» en donde esté el archivo de Calc.
• tipoDocumento. Debe tener un valor de texto. La base de datos que vamos a preparar asume que solo se abre un tipo de archivo y que el nombre del mismo va a darse por otra fuente. Aquí se indica el tipo y en el ejemplo es «txt».

No hace falta decir que al ser estas celdas esenciales para el funcionamiento de la base, la hoja debería protegerse contra escritura.

Paso 2 – Preparemos una base de datos básica

A continuación vamos a crear una hoja que llamaremos «Monstruos» y completaremos unas celdas que mostrarán información relevante. En nuestro ejemplo serán: id, enlace, nombre, tipo, DG y etiquetas. En nuestro caso «id» sirve para volver a ordenar en el orden original y enlace lo trataremos más adelante. Nombre va a ser clave ya que, además de ser el nombre del monstruo, definirá el nombre del archivo que hay que buscar (así que mejor evitar errores aquí). El resto de columnas son para utilizar los filtros.

Más adelante podéis observar que dejo unas filas y columnas de espacio. Esto no es necesario, aunque yo lo dejo por constumbre.

Mejorar navegación

Tal como está la hoja, al progresar por las filas vamos a perder las cabeceras como referencia. Esto puede solucionarse con «inmovilizar». Para ello tenemos que seleccionar la celda que va a ser la primera entrada de la base como se muestra en la imagen:

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Buscamos en el menú «Ver» el «Inmovilizar filas y columnas» como muestra la imagen:

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Y sabremos que hemos tenido éxito al ver las dos líneas marcadas. Observad como la fila pasa de la 9 a la 49:

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Incluir los filtros

Tras completar fuera de cámara tres entradas que se corresponden con los archivos que hemos preparado, vamos a añadir los filtros que nos permitirán agilizar las búsquedas. La forma más rápida es buscar en el menú «Datos» el «Filtro automático» como muestra la imagen:

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En la cabecera de cada columna deberíamos tener un desplegable que muestra las siguientes opciones:

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Estos filtros van a permitirnos ordenar por valor, y alfabéticamente. En una columna donde haya unas pocas opciones (ej. tipo) nos permitirá ocultar o mostrar las que nos interesen. Por último,  el «filtro estándar» va a permitirnos buscar un texto. Esto puede ser usado para buscar monstruos por nombre o por etiquetas (estas son simplemente un texto que conforma una lista).

Paso 3 – Preparemos los enlaces

Este paso es en realidad el más fácil y el más difícil a la vez. Es fácil por que simplemente tenemos que escribir una línea de texto. Es difícil ya que tenemos que escribirlo bien.

Las funciones

Sobre las funciones de calc podéis consultar en la web de LibreOffice, aunque aquí explicaremos lo esencial que hemos usado:

• HIPERVINCULO. Esta función nos sirve para poner un enlace que podremos hacer click si dejamos pulsado control. Podría ser usado para enlaces a webs, aunque aquí lo aprovechamos para navegar por archivos del ordenador. Podríamos poner la dirección directamente, aunque usamos otras funciones y referencias en las hojas para automatizar el proceso. Es decir, con una fórmula genérica en cada entrada nos devolverá el enlace correspondiente sin más trabajo.
• CONCAT. Esta función es concatenar, sirve para unir en una sola cadena de texto distintos elementos como texto, referencias a celdas y resultados de otras funciones. Es el núcleo de la generación automática de enlaces.
• SI. Es una función condicional. Si es verdadero devuelve un valor y si es falso otro. Aquí lo usamos con la variable «enRaíz» para ver si debe buscar la información en la carpeta donde este el archivo de calc (devuelve “”, que es un texto vacío) o en la carpeta indicada en «subruta».

La fórmula y el funcionamiento

Como podéis ver en la siguiente imagen, hemos usado en este ejemplo la siguiente fórmula en la celda C10:

=HIPERVINCULO(CONCAT(SI($Config.$C$3>0;"";$Config.$C$4);"\Monstruos\";D10;".";$Config.$C$5) ;"Enlace").

Ahora solo hay que copiar la celda (no la fórmula) y pegar en el resto de celdas de la columna C que vayamos a utilizar.

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El formato de los enlaces que puede verse en la imagen no es el original (que no tenía ninguno). Yo mismo le dí un formato para que sea diferente de textos normales.

Los que tengáis experiencia con las hojas de cálculo no necesitaréis más explicación. Sin embargo, vamos a explicar un poco el significado de la misma. Las fórmulas pueden procesar información dada (ej. escribir un número) o por referencia a una celda (ej. D10). Cuando se hace una referencia a  otra celda, en realidad lo que se guarda en la misma es una referencia relativa. Es decir, el número de columnas y filas con respecto a esta (en nuestra celda C10, la celda D10 es en realidad en la misma fila una columna más). Cuando copiamos y pegamos, vuelve a asignar esa información con respecto a esa celda (si pegamos en la celda C12 será la D12, pero si pegamos en la E14 será la F14). Esta propiedad nos permite generar muchas url con una sola dirección. Cuando queremos fijar la referencia con respecto a una columna o fila, añadimos el símbolo de $. En nuestro caso, las referencias a la tabla config están fijadas en ambas (ej. $Config.$C$4) ya que es universal para todas.

Paso 4 – Repetir el proceso en otra nueva hoja

Con los pasos 1 a 3 podemos crear otra hoja donde accederemos a secciones concretas de nuestro proyecto de «Worldbuilding». En esta ocasión hemos usado esta fórmula como podéis en esta imagen:

=HIPERVINCULO(CONCAT(SI($Config.$C$3>0;"";$Config.$C$4);"\";D10) ;"Enlace")

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Conclusiones

Con este tutorial tenéis todos los conocimientos necesarios para crear otras bases que se adapten mejor a vuestras necesidades, ya sean más complejas o más simples. Aquí vamos a dejar el proyecto completo por si queréis consultar la versión ya hecha (enlace aquí).

Si os ha gustado este brico-rol digital, podéis consultar también este sobre un generador automático de compendios. Más complejo, más laborioso pero bastante satisfactorio si quieres generar listas personalizadas para usar en mesa.